DocuSeal

DocuSeal es una plataforma de firma electronica open-source. Alternativa a DocuSign para crear, enviar y firmar documentos con validez legal. Sin costos por firma, sin limites artificiales.

Para que sirve

• Firma electronica - Documentos firmados digitalmente con validez legal
• Plantillas reutilizables - Crea una vez, usa infinitas veces
• Flujos de firma - Multiple firmantes, orden especifico, aprobaciones
• Auditoria completa - Registro de cada accion, sellado de tiempo
• API para integraciones - Automatiza desde tu sistema

Por que DocuSeal y no DocuSign

Caracteristica	DocuSign	DocuSeal
Precio	$10-40/mes + por firma	Incluido en tu plan
Costo por firma	$0.60-2.00 cada una	$0 (ilimitadas)
Datos	En servidores de DocuSign	En tu servidor
Limites	Segun tu plan	Sin limites artificiales
Personalizacion	Limitada	Total control

Casos de uso comunes

Contratos de venta

• Propuestas comerciales
• Ordenes de compra
• Acuerdos de servicio
• Renovaciones automaticas

Recursos humanos

• Contratos laborales
• NDAs y confidencialidad
• Onboarding de empleados
• Politicas y reglamentos

Legal y compliance

• Acuerdos de no divulgacion
• Terminos y condiciones
• Consentimientos GDPR
• Poderes notariales simples

Inmobiliario

• Contratos de arrendamiento
• Acuerdos de compraventa
• Autorizaciones de visita
• Documentos de cierre

Primeros pasos

1. Accede a DocuSeal

Despues de crear tu deployment, ve a:

https://tu-subdominio.deployalo.com

2. Crea tu cuenta de administrador

1. En la pantalla de inicio, clic en Sign Up
2. Ingresa tu email y contrasena
3. El primer usuario es automaticamente administrador

3. Crea tu primera plantilla

1. Ve a Templates en el menu
2. Clic en New Template
3. Sube tu documento PDF o Word
4. Agrega campos de firma:
   • Arrastra "Signature" donde necesites firma
   • Agrega campos de texto, fecha, checkboxes
5. Guarda tu plantilla

4. Envia a firmar

1. Selecciona tu plantilla
2. Clic en Send
3. Ingresa email del firmante
4. Opcionalmente personaliza el mensaje
5. Enviar - el firmante recibe email con link

Crear plantillas

Subir documento base

DocuSeal acepta:

• PDF - Recomendado, mantiene formato exacto
• DOCX - Word, se convierte a PDF
• HTML - Genera PDF desde codigo

Tipos de campos

Campo	Uso	Ejemplo
Signature	Firma del documento	Firma del cliente
Initials	Iniciales en cada pagina	Rubrica
Text	Texto libre	Nombre completo
Date	Fecha automatica o manual	Fecha de firma
Checkbox	Aceptacion de terminos	Acepto condiciones
Select	Opcion de lista	Tipo de servicio
Number	Valores numericos	Monto del contrato
Image	Subir imagen	Logo o foto
File	Adjuntar archivo	Identificacion

Campos pre-llenados

Puedes pre-llenar valores al enviar:

1. En la plantilla, nombra el campo (ej: "cliente_nombre")
2. Al enviar, pasa el valor: cliente_nombre: "Juan Perez"
3. El campo aparece ya llenado

Asignar a firmantes

Si tienes multiples firmantes:

1. Al crear campos, asigna a "Signer 1", "Signer 2", etc.
2. Al enviar, ingresa email de cada firmante
3. Cada uno ve solo sus campos

Flujos de firma

Firma simple (1 persona)

1. Creas plantilla
2. Envias a firmante
3. Firmante recibe email
4. Firma y tu recibes notificacion

Firma secuencial (en orden)

1. Plantilla con multiples firmantes
2. Al enviar, marca "Secuencial"
3. Signer 1 firma primero
4. Solo cuando termina, Signer 2 recibe email
5. Y asi sucesivamente

Firma paralela (todos a la vez)

1. Misma plantilla con multiples firmantes
2. Al enviar, marca "Paralelo"
3. Todos reciben email simultaneamente
4. Documento completo cuando todos firman

Firma con aprobacion

1. Agrega "Approver" ademas de firmantes
2. El aprobador debe autorizar antes que firmantes
3. Si rechaza, el proceso se detiene

Personalizacion

Branding

1. Ve a Settings → Company
2. Sube tu logo
3. Configura colores de marca
4. El firmante ve tu branding, no DocuSeal

Emails personalizados

1. Settings → Email Templates
2. Edita asunto y cuerpo
3. Usa variables como {{signer_name}}, {{document_name}}

Pagina de firma

La experiencia del firmante es totalmente limpia:

• Tu logo
• Documento a firmar
• Campos marcados claramente
• Sin distracciones ni publicidad

Integraciones

API REST

DocuSeal tiene API completa:

# Crear envio desde API
curl -X POST https://tu-subdominio.deployalo.com/api/submissions \
  -H "X-Auth-Token: TU_API_KEY" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d '{
    "template_id": 1,
    "send_email": true,
    "submitters": [
      {
        "email": "cliente@email.com",
        "name": "Juan Perez",
        "fields": [
          { "name": "monto", "default_value": "$5,000" }
        ]
      }
    ]
  }'

Obtener API Key

1. Settings → API
2. Genera nueva API key
3. Guardala de forma segura

Webhooks

Recibe notificaciones cuando:

• Documento es visto
• Documento es firmado
• Todos firman (completado)
• Documento expira

Configura en Settings → Webhooks

Conectar con n8n

1. En n8n, usa nodo HTTP Request
2. URL: https://tu-subdominio.deployalo.com/api/...
3. Header: X-Auth-Token: TU_API_KEY
4. Automatiza creacion de documentos desde tu CRM

Zapier / Make

Usa webhooks para conectar:

1. Configura webhook en DocuSeal
2. En Zapier/Make, trigger es "Webhook received"
3. Automatiza acciones post-firma

Administracion

Usuarios y permisos

1. Settings → Users
2. Invite User → ingresa email
3. Roles:
   • Admin: Acceso total
   • Member: Crear y enviar documentos

Organizar plantillas

1. Usa carpetas para categorizar
2. Nombra claramente: "Contrato - Servicios v2"
3. Archiva versiones antiguas

Documentos firmados

En Submissions ves todo el historial:

• Estado (pendiente, firmado, rechazado, expirado)
• Fecha de envio y firma
• Descarga documento firmado
• Certificado de firma (audit trail)

Certificado de firma

Cada documento firmado incluye:

• Sello de tiempo - Cuando exactamente se firmo
• IP del firmante - Desde donde firmo
• User agent - Navegador usado
• Hash del documento - Garantiza integridad
• Cadena de firmas - Orden de cada firmante

Esto proporciona evidencia legal de la firma.

Mejores practicas

Para plantillas

1. Usa PDFs para formato exacto
2. Deja espacio suficiente para firmas
3. Nombra campos descriptivamente
4. Agrupa campos por firmante
5. Prueba antes de enviar a clientes

Para envios

1. Personaliza el mensaje de email
2. Pon fechas de expiracion razonables
3. Usa recordatorios automaticos
4. Verifica emails antes de enviar

Para seguridad

1. No compartas API keys
2. Usa HTTPS siempre (ya configurado)
3. Revisa logs de acceso periodicamente
4. Respalda regularmente

Preguntas frecuentes

¿Las firmas son legalmente validas?

Si, las firmas electronicas tienen validez legal en Mexico y la mayoria de paises bajo leyes como la LFEA (Mexico), eIDAS (Europa), ESIGN Act (USA).

¿Cuantos documentos puedo firmar?

Ilimitados. No hay costo por firma ni limites de volumen.

¿Puedo personalizar completamente?

Si, DocuSeal es open-source. Puedes modificar cualquier aspecto si lo necesitas.

¿Que pasa si el firmante no tiene cuenta?

No necesita cuenta. Recibe un link unico por email y firma directamente.

¿Puedo firmar yo mismo documentos?

Si, puedes ser firmante de tus propios documentos.

¿Como se que el documento no fue alterado?

Cada documento tiene un hash criptografico. Si alguien modifica algo, el hash cambia y se detecta.

¿Puedo ver cuando alguien abre el documento?

Si, en el historial del envio ves cuando fue visto, por cuanto tiempo, y desde donde.

Recursos

• Documentacion oficial de DocuSeal
• GitHub de DocuSeal
• API Reference
• Comunidad